Cómo Elegir el Hardware POS Adecuado Para el Cannabis

Para dirigir con éxito cualquier negocio tienes que pensar en cada pequeño detalle. En la industria del cannabis debes ser especialmente cuidadoso, ya que está en el punto de mira de las autoridades y los organismos reguladores.

Un factor decisivo es la elección del sistema POS adecuado para cannabis. Si eliges mal puedes perder tiempo y dinero, esto tiene que ver tanto con el software como con el hardware. Muchas áreas del negocio dependen de la velocidad y eficiencia del hardware POS, como la satisfacción del cliente y el rendimiento del budtender.

En este artículo daremos algunos consejos para elegir el hardware adecuado para tu dispensario de cannabis.

¿Qué es POS?

POS significa Punto de Venta. Es la tecnología utilizada principalmente por los minoristas para aceptar pagos de los clientes.

Un sistema POS incluye software y hardware, la plataforma comercial y la caja registradora, así como otros elementos técnicos que permiten las transacciones. A veces, el sistema POS tiene más funciones que solo procesar transacciones. Además, puede gestionar clientes y empleados, promocionar productos y ayudar con las verificaciones de inventario.

Las funciones incluyen:

• Detalles del producto;
• Pedido online de productos;
• Descuentos, ofertas especiales, promociones;
• Clientes en cola;
• Perfil del cliente, historial de compras y preferencias;
• Pagos con débito.

Un sistema POS puede considerarse el corazón de tu negocio, ya que es el punto donde se unen ventas, pagos, inventarios, rendimiento de los empleados y gestión de clientes. Te muestra los puntos fuertes y debilidades de tu negocio de cannabis. Dado que obtienes una gran cantidad de datos sobre tus operaciones comerciales, puedes analizarlos y sacar conclusiones específicas. En consecuencia, podrás ver lo que se puede mejorar en tu dispensario.

Además, algunas empresas aumentan sus ventas gracias a las funciones del sistema POS. También es importante considerar la implementación de la tecnología POS en tu negocio.

Sin embargo, estas funciones no pueden funcionar correctamente sin el hardware adecuado que las apoye. El hardware debe tener una alta capacidad para ejecutar todas las funciones sin errores.

Analizaremos el sistema POS en detalle para ayudarte a entender qué es y ayudarte a tomar una decisión de compra inteligente.

Las Principales Razones por las que Necesitas un Sistema POS

Hay muchas razones por las que tu dispensario de cannabis necesita un sistema POS. Aquí están las más importantes:

• Gestión de todas las ubicaciones: Muchos propietarios de negocios tienen múltiples ubicaciones, por lo tanto, necesitan una solución técnica para gestionarlas desde un solo dispositivo. Un sistema POS puede ser un gran aliado. Por ejemplo, IndicaOnline hace que la gestión de un negocio de cannabis esté disponible en varios dispositivos: desde portátiles hasta teléfonos inteligentes.
• Organización del inventario: La gestión del inventario es una parte importante de cualquier negocio de cannabis. Un sistema POS puede simplificar el seguimiento de lotes, comestibles, plantas y otros productos de cannabis. Contar a mano ocupa mucho tiempo y dinero, para que tu negocio crezca sin problemas, tu personal debe interactuar con los clientes, ya que esa es su principal tarea.
• Marketing: Las soluciones POS modernas están equipadas con herramientas de marketing para atraer nuevos clientes y fidelizar a los existentes. Te permiten enviar SMS o correos electrónicos directamente desde el sistema POS. Puede promocionar tus productos, crear ofertas especiales para ciertos clientes e informarte sobre los artículos que estás esperando.
• Programas de fidelidad: Una de las mejores maneras de aumentar la satisfacción de tus clientes es desarrollar un programa de fidelidad. Un sistema POS de cannabis tiene perfiles de clientes dentro del sistema, y si un cliente olvida su tarjeta de fidelidad en casa, estará tranquilo al saber que aún recibirá su recompensa de fidelidad.

¿Cuáles son las Principales Partes del Hardware POS?

Exploremos los componentes clave del hardware POS que necesitas para que tu dispensario de cannabis sea funcional y eficiente.

Terminal POS

Un terminal POS es un dispositivo que ejecuta el software POS. Los terminales POS modernos pueden ser ordenadores, portátiles, tabletas e incluso teléfonos inteligentes. El requisito principal es la conexión a Internet. 

Muchas empresas optan por tabletas portátiles que un budtender puede llevar consigo, pueden acceder a inventarios y perfiles de clientes y procesar transacciones en cualquier lugar de las instalaciones del dispensario.

Escáner de códigos de barras

Los escáneres de códigos de barras son componentes esenciales del comercio minorista, ya que escanean rápidamente los productos de cannabis en la caja del budtender. La lectura rápida y sencilla garantiza un proceso de venta fluido. Sin un escáner de códigos de barras, tendrías que ingresar manualmente los ID de los productos, esto puede llevar a errores y pierdes mucho tiempo. 

También pueden ayudar con la gestión del inventario si no tienes un escáner RFID dedicado.

Caja Registradora

Como el cannabis sigue siendo ilegal a nivel federal, la industria del cannabis opera principalmente con efectivo. Por lo tanto, necesitas una caja registradora para guardar tu dinero. Lo mejor para tu negocio encontrar una caja registradora compatible con POS, que se conecte al POS mediante Bluetooth o USB.

Impresora de etiquetas

Una impresora de etiquetas es otra parte de hardware indispensable. Las etiquetas contienen toda la información sobre el producto. Elige una impresora de etiquetas que te ayude a ajustar toda la información en una etiqueta, ya que a menudo es pequeña.

Impresora de recibos

 Las impresoras de recibos son necesarias en cualquier dispensario. Los recibos son la prueba de compras legales. La información puede incluir:

• Nombre y dirección del negocio;
• Nombre y categoría del producto;
• Códigos de impuestos;
• Advertencias de mantener el producto fuera del alcance de los niños;
• Advertencias para mujeres embarazadas;
• Advertencias de no mezclar cannabis con alcohol;
• Advertencias para evitar que una persona afectada conduzca.

RFID

RFID significa Identificación por Radiofrecuencia. Es un sistema inalámbrico que incluye etiquetas y escáneres. Las etiquetas y los escáneres se comunican entre sí mediante ondas de radio. 

Las etiquetas son esenciales para cualquier dispensario de cannabis, ya que ayudan con la gestión y la verificación del inventario. Muchas empresas realizan auditorías de inventario manualmente, esta forma de gestionar los productos de cannabis conlleva mucho tiempo y dinero. El proceso de recuento del inventario es monótono y la atención del ser humano disminuye con el tiempo, esto puede ocasionar errores costosos y la necesidad de volver a contarlo todo de nuevo.

Los escáneres RFID modernos pueden contar el inventario con extrema rapidez. Por ejemplo, la solución tecnológica RFID de IndicaOnline lee las etiquetas en cuestión de segundos con una precisión del 99,5%, esto te permite contar las mercancías todos los días o incluso varias veces al día. Como consecuencia, tendrás un nivel reducido de productos con fechas de caducidad y deterioro.

Balanzas

Las balanzas son uno de los elementos clave para un sistema POS de dispensario. Deben ser legales en tu estado y estar certificadas por el NTEP (Programa Nacional de Evaluación de Tipo). El certificado demuestra que las balanzas muestran la cantidad correcta del producto pesado. Y recordamos lo importante que es el cumplimiento de la normativa en la industria del cannabis.

Unas buenas balanzas te ayudarán a estar seguro de que vendes una cantidad exacta de productos de cannabis. Comúnmente, se piensa que una onza son 28 gramos, pero son 28,349 gramos, es difícil ser tan preciso sin una balanza adecuada.

Además, puedes encontrar balanzas integradas con tu sistema POS, esto te ayudará a no tener que introducir los datos manualmente. Las balanzas enviarán la cantidad pesada directamente al sistema POS, eliminando el riesgo de errores.  

iPad u otra solución para la verificación de ID

La mayoría de los estados requieren que los dispensarios verifiquen los ID u otros documentos de los clientes que prueben su edad y su derecho a comprar en el dispensario.

Algunos dispensarios comprueban el ID del cliente directamente en la caja, otros prefieren tener un recepcionista que comprueba las identificaciones utilizando tecnología de bienvenida a los clientes. Cuando se verifica la identidad de un cliente en la recepción, su nombre aparece en la pantalla para saber cuántas personas hay delante de él esperando, esto permite a los compradores pasear libremente por el dispensario escogiendo productos o consultando con los empleados.

Sin embargo, algunos dispensarios prefieren disponer de una sala particular donde los clientes esperan su turno, cuando un cliente paga, un budtender llama a otro cliente. Probablemente, este tipo de medidas reducen la posibilidad de robos.

Factores Clave

Te damos algunos consejos que te ayudarán a elegir el terminal POS de cannabis adecuado:

Diseño

Los sistemas POS fáciles de usar ayudan a mejorar el flujo de ventas y da una mayor satisfacción al cliente. El hardware y el software del POS deben estar diseñados para maximizar la calidad del servicio al cliente, proporcionando transacciones fluidas y toda la información necesaria en el sistema.

Además, a la hora de elegir un POS, debes comprobar si es fácil de utilizar para tu personal. ¿La incorporación será rápida y sencilla? ¿O llevará algún tiempo? Estas son las preguntas importantes, ya que cuanto antes aprendan tus empleados a utilizar el POS, antes tendrás más transacciones y, en consecuencia, más beneficios.

Simplicidad

Si llevas un dispensario solo o tiene solo un budtender como empleado, puede ser difícil ser productivo, ya que debes gestionar el negocio, controlar el inventario, revisar las cuentas, resolver problemas y mucho más.

El equipamiento de la tienda debe ayudarte a ser productivo, por eso debes buscar la sencillez en el sistema POS.

Piénsalo. Si un sistema POS tiene funciones anticuadas y una interfaz incómoda y complicada, no podrás ofrecer una buena experiencia a tus clientes, te resultará difícil completar las tareas importantes con precisión y rapidez.

En realidad, el sistema POS es una de las cosas en las que más, si no la que más, hay que pensar a la hora de dirigir un negocio de dispensarios de cannabis. No querrás que tus clientes esperen en largas colas o se sientan frustrados. Recuerda que algunos de ellos querrán dejar un comentario online, en consecuencia, esto puede influir en las decisiones de otras personas a la hora de elegir en qué dispensario comprar.

Por lo general, las empresas proporcionan a sus clientes una versión de demostración del sistema POS, esto significa que puedes probar varios de ellos y luego elegir el que más te convenga.

Coste

El precio del sistema POS es otro factor a considerar al elegir el sistema. Algunos son eficientes cuando los utilizan grandes cadenas de tiendas. Las tiendas minoristas pueden no necesitar todas las funciones, sin embargo, si deseas que tu negocio crezca, necesitas un sistema POS adecuado.

No olvides comprobar los gastos adicionales, pueden incluir costes de incorporación de empleados, importación de datos, instalación de hardware y asistencia técnica. Debes ser meticuloso con los detalles. Además, asegúrate de que el POS que elijas permitirá a tu empresa crecer y expandirse.

Seguridad

Ha habido casos de averías en los POS cuando las tiendas de cannabis los utilizan, incluso el mejor sistema POS de cannabis puede tener problemas de rendimiento. Revisa las opiniones de un sistema POS de cannabis para descubrir cuál es más fiable.

Además, un POS en la nube almacena los datos en servidores remotos operados por terceros. Esto puede suponer el coste de filtraciones de datos y ataques de ransomware. Por eso debes asegurarte de que tu proveedor de POS toma medidas para proteger los datos de tu dispensario y de tus clientes.

Además, la ley obliga a proteger los datos de los clientes, y tienes que cumplirla para evitar multas y sanciones costosas.

Cumplimiento

En realidad, el cumplimiento de la normativa es lo primero que hay que aprender cuando se inicia un negocio de cannabis. La industria del cannabis tiene muchas normativas y requisitos que debes seguir para llevar un negocio legalmente, de lo contrario, te puedes enfrentar a sanciones o incluso una pena de cárcel.

Un sistema POS avanzado relacionado con el cannabis ayuda a sus usuarios a cumplir la normativa en cada etapa de su negocio. Es necesario seguir muchos requisitos específicos: desde la cantidad permitida de una compra de productos de cannabis hasta la presentación de informes a Metrc o Biotrack. Es difícil tener toda la información en mente, sin embargo, puedes obtener un sistema POS que ya cumpla con las leyes y normativas de tu estado.

Te mostrará toda la información necesaria para poder vender la cantidad exacta que necesita un cliente. Además, el sistema POS ayuda a reducir el riesgo de error humano y a ser preciso a la hora de enviar informes o realizar revisiones de inventario.

Control de inventario

Algunos de los sistemas POS tienen la función de optimizar el proceso de gestión del inventario. El sistema puede proporcionarte datos importantes sobre los productos más vendidos entre tus clientes. Puedes utilizar estos datos para comprar más y, en consecuencia, aumentar tus ventas. Además, puedes analizar qué productos no se compran y dejar de malgastar dinero en ellos.

También puedes utilizar esta información con fines de marketing, por ejemplo, notifica a tus clientes los nuevos productos o los más vendidos por SMS o correo electrónico. Puedes aumentar tus ventas utilizando estas funciones.

Además, comprueba la funcionalidad de generación de informes en el sistema POS que estés considerando. Los informes automáticos en tiempo real te ahorrarán tiempo y nervios.

Integración de hardware y software

Es importante para la eficiencia del negocio integrar todo el hardware y software en el dispensario, esto simplifica la transmisión de datos entre dispositivos.

Al comprar todo el hardware físico, asegúrate de que se integra con las demás soluciones tecnológicas que tienes en tu dispensario. El software de contabilidad, el personal y el software de seguridad deben integrarse para que las operaciones y el servicio al cliente sean fluidos.

No olvides comprobar si también puede integrarse con mercados en línea como Weedmaps o Potify, son otra forma de impulsar las ventas en tu dispensario.

Hoy en día y casi a diario, aparecen en el mercado soluciones tecnológicas innovadoras. Es fácil perderse entre tantas opciones, sin embargo, debes determinar qué necesitas antes de comprar, solo teniendo una idea clara de lo que quieres podrás empezar a elegir, esto probablemente simplificará tu búsqueda.

Soporte

No importa qué hardware o software elijas, algún día tendrá problemas de rendimiento. Eso no significa que hayas comprado una solución técnica defectuosa, simplemente es algo común que ocurre de vez en cuando.

Podrás resolver estos problemas rápidamente con la ayuda del equipo de asistencia, que es probable que se hayan enfrentado muchas veces a problemas similares, por eso te ayudarán en poco tiempo.

No obstante, al elegir una solución tecnológica, asegúrate de que obtendrás todo el apoyo necesario durante la implantación y el funcionamiento del producto de la empresa. Un pequeño error de funcionamiento puede provocar el cierre de tu tienda, costarte beneficios económicos e incluso tu reputación.

Además, es mejor que compruebes el horario de funcionamiento del equipo de asistencia de la empresa, ya que puedes tener problemas si no está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Modo offline

Incendio, inundación, terremoto o apagón general: pueden ocurrir muchas cosas y apagar tu conexión a Internet. Si no estás preparado para situaciones extremas, se pueden perder tus datos y causar problemas a tu negocio.

Mantente totalmente preparado para imprevistos con una solución POS capaz de funcionar en modo offline. Eche un vistazo al sistema POS IndicaOnline: https://indicaonline.com/point-of-sales/.  Hemos equipado nuestro producto con funcionalidad de modo offline, cuando no hay conexión a Internet, todos los datos se almacenan en el sistema. En cuanto se restablezca la señal, los datos se enviarán a Metrc. Esta solución te ahorrará tiempo, dinero y nervios, podrás operar tranquilamente cuando ocurra algo inesperado.

¿Cómo Elegir el POS Adecuado?

Hemos hablado sobre los componentes esenciales que deben tener el hardware y el software POS. Aquí hay algunos consejos que te ayudarán:

1. Haz una lista de tus necesidades: Es difícil entender qué tecnología es la mejor para ti si no sabes exactamente qué necesitas. Por esta razón, debes realizar una pequeña investigación y averiguar qué productos utilizan otros dispensarios de tu tamaño, además, determina tus requisitos locales.
2. Establece un presupuesto: ¿Cuánto dinero estás dispuesto a gastar en cada tecnología para tu dispensario? Comienza estableciendo tu presupuesto y entiende qué tecnologías están dentro de tu rango de precios.
3. Revisa las opiniones: Antes de comprar la solución técnica, busca pruebas de que funciona bien y es efectiva. Busca opiniones y estudios en el sitio web de la empresa, pero no olvides revisarlos también en sitios web de terceros.
4. Demostración de prueba: No compres la solución técnica de inmediato; pruébela primero para entender si realmente es la mejor solución para tu dispensario o es algo que no se adapta a tus necesidades.
5. Prueba el soporte técnico: Presta atención a sus horarios de trabajo. ¿Está disponible un equipo de soporte las 24 horas del día o solo varias horas al día? ¿Es un sistema digital automatizado o puedo hablar con alguien? ¿Qué canales de comunicación están disponibles? ¿Cuánto tiempo tienes que esperar para obtener una respuesta? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a entender si puede confiar en el equipo de soporte de una empresa o no.

Conclusión

En resumen, comenzar un negocio requiere mucho trabajo y muchas cosas que aprender. No dudes en tomarte el tiempo suficiente para descubrir cada detalle sobre tu negocio de cannabis.

Las tecnologías ayudarán a tu personal a ser efectivo y productivo, automatizan muchos procesos y los realizan por ti, por eso deben tener una alta capacidad. También es mejor para ti que las tecnologías que utilices funcionen en situaciones extremas, cuando no tengas conexión a Internet.